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DMS: Dokumentenmanagement-Systeme für den Mittelstand

Für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gibt es verschiedene Anbieter, die dieses hilfreiche Werkzeug entweder als kommerzielle Software anbieten oder als Open Source.

Warum Dokumentenmanagement?

Schon der Privatmensch kommt gelegentlich mit der Verwaltung seiner Dokumente in Schwierigkeiten. Wenn die Menge des täglichen Schriftverkehrs sich zur Flut ausweitet, müssen Ordnungssysteme helfen, den Überblick zu behalten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) legt nicht nur ab und findet wieder, es kann auch durch Automatisierung den Workflow optimieren.

Komponenten eines DMS

Ein DMS setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Auf der einen Seite muss ein Datenbankserver vorhanden sein, der die Dokumentendaten verwaltet. Weiter wird ein Dateiserver benötigt, der die Dokumente im Bearbeitungszustand speichert. Ferner braucht es ein Archivierungssystem, das die Dokumente in Endform speichert. Konvertierungs- und Kommunikationsserver runden das System ab. Je nach Anbieter kann Zugriff genommen werden via Client-Server-Technik oder dezentral durch Web-Technik.

Open-Source Dokumentenmanagement-Systeme

Sich bei der Wahl des DMS für einen Anbieter aus dem Bereich Open-Source zu entscheiden ist kein Geiz. Seit Jahren kommen aus dem Bereich der Freien Software Programme und Anwendungen, die aus unserem Alltag nicht mehr weg zu denken sind, wobei die Kosten für Support und Installation im professionellen Bereich meist mit denen kommerzieller DMS-Produkte vergleichbar sind.

Anwendungsbereiche von Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen

Die Anwendungsbereiche für das Dokumentenmanagement-System sind vielfältig und gut eingeführt. Behörden archivieren kaum noch Dokumente auf Papier. Sie werden gescannt und in einem revisionssicheren elektronischen Archiv gespeichert. Kataloge, wie von Bibliotheken, lassen sich digital durchsuchen und medizinische Unterlagen werden ebenfalls elektronisch verwahrt. Die Verwendung der Datenbank erlaubt erweiterte Suchoptionen zum sicheren Wiederauffinden der Dokumente. So kann nicht nur nach Herrn “Mayer” gesucht werden, es kann auch eine Suche nach der Kundennummer von Herrn Mayer durchgeführt werden, wenn sie größer ist als 10.000. Ebenso kann Herr Mayer in Erscheinung treten, wenn er einen bestimmten Artikel kaufte oder im letzten Jahr mehr als 1000,- EUR Umsatz machte. Damit ist ein DMS jeder händischen Archivierung klar überlegen. Im Gegensatz zum Archiv auf Papier ist eine erhebliche Platzersparnis gegeben, wenn elektronisch archiviert wird. Versionenverwaltung lässt auch im Nachhinein die Rekonstruktion der Vorgänge zu. Doppelablage ist Schnee von gestern. Die Automatisierung mancher Geschäftsprozesse befreit von Schreibarbeit. So wird die Investition auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht lohnenswert.

Einträge in System: DMS

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