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DMS: Dokumentenmanagement-Systeme für den Mittelstand

Für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gibt es verschiedene Anbieter, die dieses hilfreiche Werkzeug entweder als kommerzielle Software anbieten oder als Open Source.

Warum Dokumentenmanagement?

Schon der Privatmensch kommt gelegentlich mit der Verwaltung seiner Dokumente in Schwierigkeiten. Wenn die Menge des täglichen Schriftverkehrs sich zur Flut ausweitet, müssen Ordnungssysteme helfen, den Überblick zu behalten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) legt nicht nur ab und findet wieder, es kann auch durch Automatisierung den Workflow optimieren.

Komponenten eines DMS

Ein DMS setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Auf der einen Seite muss ein Datenbankserver vorhanden sein, der die Dokumentendaten verwaltet. Weiter wird ein Dateiserver benötigt, der die Dokumente im Bearbeitungszustand speichert. Ferner braucht es ein Archivierungssystem, das die Dokumente in Endform speichert. Konvertierungs- und Kommunikationsserver runden das System ab. Je nach Anbieter kann Zugriff genommen werden via Client-Server-Technik oder dezentral durch Web-Technik.

Open-Source Dokumentenmanagement-Systeme

Sich bei der Wahl des DMS für einen Anbieter aus dem Bereich Open-Source zu entscheiden ist kein Geiz. Seit Jahren kommen aus dem Bereich der Freien Software Programme und Anwendungen, die aus unserem Alltag nicht mehr weg zu denken sind, wobei die Kosten für Support und Installation im professionellen Bereich meist mit denen kommerzieller DMS-Produkte vergleichbar sind.

Anwendungsbereiche von Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen

Die Anwendungsbereiche für das Dokumentenmanagement-System sind vielfältig und gut eingeführt. Behörden archivieren kaum noch Dokumente auf Papier. Sie werden gescannt und in einem revisionssicheren elektronischen Archiv gespeichert. Kataloge, wie von Bibliotheken, lassen sich digital durchsuchen und medizinische Unterlagen werden ebenfalls elektronisch verwahrt. Die Verwendung der Datenbank erlaubt erweiterte Suchoptionen zum sicheren Wiederauffinden der Dokumente. So kann nicht nur nach Herrn “Mayer” gesucht werden, es kann auch eine Suche nach der Kundennummer von Herrn Mayer durchgeführt werden, wenn sie größer ist als 10.000. Ebenso kann Herr Mayer in Erscheinung treten, wenn er einen bestimmten Artikel kaufte oder im letzten Jahr mehr als 1000,- EUR Umsatz machte. Damit ist ein DMS jeder händischen Archivierung klar überlegen. Im Gegensatz zum Archiv auf Papier ist eine erhebliche Platzersparnis gegeben, wenn elektronisch archiviert wird. Versionenverwaltung lässt auch im Nachhinein die Rekonstruktion der Vorgänge zu. Doppelablage ist Schnee von gestern. Die Automatisierung mancher Geschäftsprozesse befreit von Schreibarbeit. So wird die Investition auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht lohnenswert.

ERP: Enterprise Resource Management Software für den Mittelstand

Das Enterprise Resource Management (ERP) beschäftigt sich mit dem Effizienten Einsatz der Ressourcen in Unternehmen, der Optimierung betrieblicher Abläufe und der Steuerung der Geschäftsprozesse. Das ERP kann dazu eingesetzt werden, diese Aufgaben mit modernen computergestützten Methoden zu bewältigen und ein System zu schaffen, in dem alle Teilaufgaben überwacht werden können.

Was ist ERP? Ein Überblick

ERP ist eine Anwendungssoftware, die dem Enterprise Resource Management dient. Mit ihrer Hilfe kann die Ressourcenplanung in den Unternehmen in ihrer Gesamtheit vorgenommen werden. Die Hersteller differenzieren ihre Produkte in Hinblick auf die unterschiedlichen Branchen ihrer Kunden, hinsichtlich der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und des Funktionsumfangs. Ein aktueller Trend ist es hierbei, dass die Software nicht mehr eigens auf den Zielrechnern der Unternehmen installiert wird, sondern dass der Service über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Die Benutzeroberfläche wird also nur noch im Browser angezeigt. Besonders interessant werden diese neuen technischen Umsetzungen dann, wenn etwa Lieferanten oder Kunden unternehmensexterne Zugriffe vornehmen möchten, etwa dann, wenn eine Bestellung aufgegeben werden soll. Hiermit gehen Kosten- und Zeitvorteile einher, die für die Unternehmen erheblich sein können.

In diesen Bereich ist das Enterprise Resource Management wichtig

Die Software kann in den Unternehmen in einer Reihe von Bereichen sinnvoll eingesetzt werden. Dabei soll letztendlich das Ziel erreicht werden, dass alle Geschäftsprozesse im System abgebildet werden und das Management so optimal unterstützt wird bzw. eine umfassende Entscheidungsgrundlage erhält. Die klassischen Funktionsbereiche sind dabei die Materialwirtschaft, die Produktion, das Finanz- und Rechnungswesen sowie das Controlling und die Personalwirtschaft. Auch die Bereiche Forschung und Entwicklung, Verkauf und Marketing sowie die Stammdatenverwaltung und das Dokumentenmanagement werden je nach Softwarelösung miteinbezogen.

So lässt sich eine ERP-Software einführen

Die Umsetzung eines solchen Systems ist in jedem Unternehmen ein großes Projekt in Abhängigkeit von der Größe. In zwei Schritten, der Evaluation und der Umsetzung, werden die Softwarelösungen in das Unternehmen integriert und an die Geschäftsprozesse angepasst. Zur Evaluation gehört vor allem die wichtige, bedarfsgerechte Auswahl eines Produkts, während in der Umsetzungsphase gegebenenfalls die Geschäftsprozesse angepasst werden müssen oder ob direkt eine Einführung des Resouce Planning Systems erfolgen kann. Danach werden alle erforderlichen Stammdaten im System erfasst und der Echtbetrieb vorbereitet.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz der Systeme

Damit das ERP auch tatsächlich gewinnbringend eingesetzt werden kann, müssen eine Reihe von Voraussetzungen vorliegen. Nur wenn die Lösung tatsächlich zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann, sollte eine Umsetzung vorgenommen werden. Für Großunternehmen gilt es heute allerdings, dass fast kein Industrieunternehmen mehr auf solche Systeme verzichtet, und das Resource Planning damit eher als ein Hygienefaktor anzusehen ist: Er verschafft dem Unternehmen keinen Vorteile, ohne den Faktor ergäbe sich jedoch ein Nachteil. Anders sieht es hier bei mittelständischen Unternehmen aus, die sich gegen einen gewissen Teil ihrer Konkurrenz durch die Einführung eines solchen Systems noch immer Vorteile verschaffen können. In jedem Fall von Bedeutung für den erfolgreichen Einsatz ist die genaue Abstimmung der Unternehmensprozesse auf die Software. Da es sich in der Regel um äußerst komplexe Softwarepakete handelt, sollte zudem auf einen intensiven Support durch den Anbieter geachtet werden.

Einträge in System: DMS

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