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BPM: Business Process Management Software für den Mittelstand

Hinter dem Begriff Business Process Management (BPM) steckt eine Reihe von Methoden, die zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und der Entwicklung, sowie der strategischen Ausrichtung dient. Dieses gilt auch unabhängig von den verwendeten Technologien, denn BPM muss nicht zwangsläufig etwas mit IT zu tun haben. Business-Process-Management gab es lange, bevor die IT-Hersteller darin einen Markt entdeckten.

Was bringt Business-Process-Management?

In einem Unternehmen, in denen komplexe Organisationen sich mit informationszentrierten, betrieblichen Abläufen sehr stark wiederholen, ist die Wirkung von Business Process Management hoch. Denn durch die Effizienz, Agilität und der Transparenz lässt es sich durch BPM steigern. In einem mittelständigen Unternehmen ist diese Variante nicht sehr stark verbreitet. Große Versicherer und Banken gehören zu den klassischen Anwendern des Business-Process-Managements.

Welche Ziele werden mit Business-Process-Management erreicht?

Ziel des BPM ist es, die vorhandenen Information, die jedes Unternehmen hat, in eigene Geschäftsprozesse umzuwandeln, um so die Unternehmensziele besser erreichen zu können. Somit können sich die Unternehmen besser auf ihre Kunden einstellen. Zu den Zielen gehören unter anderem die eigenen Geschäftsprozesse zu erkennen und die Geschäftsoptimierung zu verbessern und gestalten.

Welche Voraussetzung müssen sich Unternehmen für BPM schaffen?

Wer sich prozessorientiert entwickeln möchte, muss eigene Voraussetzung schaffen. Entsprechende Kompetenzträger müssen ausgebildet oder eingekauft werden und somit die Verantwortung übertragen werden. Im Moment schaffen viele mittelständige Unternehmen die Position des Organisators. Um die entsprechende Visualisierung für einen ersten Blick der Prozesse zu erstellen, sind Visio oder ähnliche Tool hervorragend.

Wie hoch ist die Verbreitung in Deutschland?

In Deutschland ist das Business-Process-Management am stärksten etabliert, als in anderen Ländern. Wobei das von Branche zu Branche unterschiedlich ist. Die IT-Perspektive von BPM ist hierzulande ebenso am Anfang wie in Amerika oder Großbritannien. Dennoch könnten sich die deutschen Unternehmen ein Vorsprung erschaffen, in dem sie ihre Stärke noch mehr in das organisatorische Prozess Management stecken und die Methoden und Techniken kombinieren.

DMS: Dokumentenmanagement-Systeme für den Mittelstand

Für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gibt es verschiedene Anbieter, die dieses hilfreiche Werkzeug entweder als kommerzielle Software anbieten oder als Open Source.

Warum Dokumentenmanagement?

Schon der Privatmensch kommt gelegentlich mit der Verwaltung seiner Dokumente in Schwierigkeiten. Wenn die Menge des täglichen Schriftverkehrs sich zur Flut ausweitet, müssen Ordnungssysteme helfen, den Überblick zu behalten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) legt nicht nur ab und findet wieder, es kann auch durch Automatisierung den Workflow optimieren.

Komponenten eines DMS

Ein DMS setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Auf der einen Seite muss ein Datenbankserver vorhanden sein, der die Dokumentendaten verwaltet. Weiter wird ein Dateiserver benötigt, der die Dokumente im Bearbeitungszustand speichert. Ferner braucht es ein Archivierungssystem, das die Dokumente in Endform speichert. Konvertierungs- und Kommunikationsserver runden das System ab. Je nach Anbieter kann Zugriff genommen werden via Client-Server-Technik oder dezentral durch Web-Technik.

Open-Source Dokumentenmanagement-Systeme

Sich bei der Wahl des DMS für einen Anbieter aus dem Bereich Open-Source zu entscheiden ist kein Geiz. Seit Jahren kommen aus dem Bereich der Freien Software Programme und Anwendungen, die aus unserem Alltag nicht mehr weg zu denken sind, wobei die Kosten für Support und Installation im professionellen Bereich meist mit denen kommerzieller DMS-Produkte vergleichbar sind.

Anwendungsbereiche von Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen

Die Anwendungsbereiche für das Dokumentenmanagement-System sind vielfältig und gut eingeführt. Behörden archivieren kaum noch Dokumente auf Papier. Sie werden gescannt und in einem revisionssicheren elektronischen Archiv gespeichert. Kataloge, wie von Bibliotheken, lassen sich digital durchsuchen und medizinische Unterlagen werden ebenfalls elektronisch verwahrt. Die Verwendung der Datenbank erlaubt erweiterte Suchoptionen zum sicheren Wiederauffinden der Dokumente. So kann nicht nur nach Herrn “Mayer” gesucht werden, es kann auch eine Suche nach der Kundennummer von Herrn Mayer durchgeführt werden, wenn sie größer ist als 10.000. Ebenso kann Herr Mayer in Erscheinung treten, wenn er einen bestimmten Artikel kaufte oder im letzten Jahr mehr als 1000,- EUR Umsatz machte. Damit ist ein DMS jeder händischen Archivierung klar überlegen. Im Gegensatz zum Archiv auf Papier ist eine erhebliche Platzersparnis gegeben, wenn elektronisch archiviert wird. Versionenverwaltung lässt auch im Nachhinein die Rekonstruktion der Vorgänge zu. Doppelablage ist Schnee von gestern. Die Automatisierung mancher Geschäftsprozesse befreit von Schreibarbeit. So wird die Investition auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht lohnenswert.

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