Im Standesamtswesen verfügt die Stadt Reichenbach im Vogtland Personenstandseinträge in das elektronische Personenstandsregister ePR21+

Dass der treibende Faktor beim Cloud Computing im öffentlichen Sektor nicht immer die Kommunalverwaltungen selbst sind, zeigt das Beispiel der Standesämter. So empfiehlt der Verlag für Standesamtwesen den Nutzern seines Standesamt-Fachverfahrens inzwischen einen Betrieb im Hosting-Service, ergo in der Cloud. Denn die Software in der hauseigenen EDV-Abteilung laufen zu lassen, sei infrastrukturell mittlerweile zu aufwändig, heißt es. Das Rechenzentrum der IT-Consult Halle GmbH (ITC) bietet diese Cloud-Lösung, verbunden mit dem elektronischem Personenstandsregister ePR21+, inzwischen für Sachsen und Sachsen-Anhalt an.

Die Stadt Reichenbach im Vogtland zählt zu den inzwischen 22 Kommunen in Sachsen, die ihr Standesamtsverfahren aus der Wolke beziehen und dabei auch mit einem elektronischen Personenstandsregister arbeiten. Auf ein solches müssen alle Kommunen bis zum 31. Dezember 2013 vollständig umgestellt haben, Papierregister sind dann nicht mehr erlaubt, so sieht es § 3 PStG des Personenstandsgesetzes von 2009 vor. Das elektronische Personenstandsregister ePR21 wurde von der LORENZ Orga-Systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der ekom21 entwickelt und ist derzeit bei mehr als 80 Kommunen in Sachsen-Anhalt und Sachsen im Einsatz. Die ekom21 als Rechenzentrumsbetreiber stellt das Personenstandsregister zudem bereits Kommunen in Hessen, Niedersachsen und NRW als Cloud-Lösung zur Verfügung. Über Web Services-Schnittstellen lässt sich ePR21+ an Standesamts-Fachverfahren wie AutiSta oder OpenElViS anbinden.

Andreas Plietzsch, EDV-Administrator in Reichenbach: „Die Arbeit mit einem elektronischen Personenstandsregister aus der Cloud bietet unserem Standesamt viele Vorteile, darunter höhere Datensicherheit und ein komfortableres Arbeiten für die Standesbeamten.“ Auch in Reichenbach dokumentierten die Standesbeamten personenbezogene Daten früher wie üblich in Papierform in doppelter Ausführung: Das Hauptbuch war das Standesamtsbuch, als Sicherungskopie diente das Zweitbuch. Gemäß PStG muss jedes Standesamt diese Dokumentation nun spätestens ab 2014 elektronisch durchführen.

Sichere Unterlagen durch doppelte Datenhaltung

Mit dem elektronischen Register, bezogen vom ITC-Rechenzentrum, sind zum Einen elektronische Einträge inzwischen schneller erstellt als solche in Papierform. Will man ferner später einzelne Personenstandseinträge einsehen, ist der Zugriff wesentlich schneller, denn die Einträge sind auf Knopfdruck am Bildschirm aufgerufen und die Standesbeamten haben einen sofortigen Nachweis über alle Beurkundungen. Auch um die Sicherheit der Unterlagen muss man sich in Reichenbach beim Cloud-Betrieb nicht mehr selbst kümmern, die  ITC führt Haupt-  und Sicherungsregister, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, in zwei verschiedenen Rechenzentren.

Die Verbindung zum Rechenzentrum wird mittels vorbereitetem Remotedesktop via Internet aufgebaut, der Zugriff auf die Applikation findet unkompliziert durch die bereitgestellten Zugangsdaten statt. „Zwecks elektronischer Signierung haben wir für unsere drei Mitarbeiterinnen USB-Signaturgeräte von KOBIL installiert und Signaturkarten des Anbieters Deutsche Post Sign Trust angeschafft“, erläutert Andreas Plietzsch, „die Signaturkomponente fügt sich gut in den Standesamtsworkflow ein.“ Standesamtsoftware und das elektronisches Personenstandsregister laufen bei der ITC – wie es der Gesetzgeber fordert – aus Datenschutzgründen als abgeschlossenes System.

Durch den Cloud-Betrieb hat sich die Arbeit im Standesamt der Stadt Reichenbach im Vogtland sowohl hinsichtlich Sicherheit wie auch Bedienerfreundlichkeit und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessert, findet Andreas Plietzsch. Besonders wichtig war es ihm, für die neue Lösung nicht die gesamte Netzwerkgestaltung ändern zu müssen. „Für einen reibungslosen Standesamtsbetrieb braucht man eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung, ein hochverfügbares Rechenzentrum und einen dauerhaft erreichbaren Signaturanbieter. Ein erfolgreicher Cloud-Betrieb hängt vor allem von schnellen Zugriffszeiten zwischen lokalem Signaturkartenleser und Scanner einerseits und der Rechenzentrumslösung andererseits ab“, so das Fazit des EDV-Administrator.

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