Schnittstelle zwischen 2Charta-DMS und dem Fachverfahren Comp.ASS von Prosozial ist im Landratsamt Schmalkalden-Meiningen im Einsatz

Über elektronische Akten in der Kommunalverwaltung ist schon viel geschrieben worden. Im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz noch einmal um den Faktor 4-5 komplexer und volatiler als in allen anderen Bereichen. Dies hat das Softwarehaus Lorenz Orga ermittelt und nach zweijähriger Projekt- und Entwicklungsphase bei mehreren Kunden eine DMS- und Aktenlösung für das Fachverfahren Comp.ASS entwickelt.

Dass es im Sozialwesen überdurchschnittlich viele und komplexere Aktenarten gibt (samt Hand- und Nebenakten), auf die zudem permanent mehrere Stellen im Haus zugreifen müssen, ist systemimmanent: Zum Einen betrifft eine Akte zumeist nicht nur eine Person, sondern eine ganze Gruppe, die Bedarfsgemeinschaft, die zudem in der Regel eine starke soziale Instabilität/Volatilität aufweist. Die Bearbeitung einer Bedarfsgemeinschaft stellt daher besonders hohe Ansprüche an die Darstellung, Struktur und Flexibilität der Akte.

SGB II Fälle werden fast immer in mindestens zwei Richtungen bearbeitet: durch den Leistungssachbearbeiter und den Fallmanager. Deshalb muss die Akte zum selben Zeitpunkt immer an mindestens zwei verschiedenen Orten gleichzeitig vorliegen. Und wenn Mitglieder innerhalb einer Bedarfsgemeinschaft aus unterschiedlichen Rechtsgründen Leistungen erhalten, muss noch eine weitere Hauptakte für die unterschiedlichen Bereiche im Sozialwesen angelegt werden. Schließlich wechseln durch Veränderung der Rechtsgründe, Wohnorte oder anderer Lebensumstände ständig die Zuständigkeiten für Bedarfsgemeinschaften von Mitarbeiter zu Mitarbeiter.

DMS-Einführung begleitet die Umwandlung zur Optionskommune

Deshalb wird das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen mit dem Aufbau eines kommunalen Jobcenters eine elektronische Aktenlösung einführen. Mit ihr lassen sich alle Fallakten, die im Fachbereich Arbeit, Soziales und Gesundheit entstehen, den beteiligten Mitarbeiter/innen in allen Bereichen digital zur Verfügung stellen. Das Sozialwesen-Fachverfahren Comp.ASS des Herstellers prosozial setzt der Landkreis ab Januar 2012 ein; die von Lorenz Orga für die Fachanwendung entwickelte Schnittstelle zum eigenen DMS bot sich daher von vornherein als elektronische Aktenlösung an.

Ob es zur gewünschten 4-5-fachen Vereinfachung bei der Aktenbearbeitung kommt, kann Undine Herlan, zuständig für den Aufbau des Kommunalen Jobcenters in Schmalkalden-Meiningen, noch nicht sagen. Dort ist die Umgestaltung zur Optionskommune in vollem Gange. Die Kommunal-Managerin verspricht sich von der Software eine deutliche Vereinfachung der Aufgaben, die durch die Hinzunahme der bisher in der Arbeitsagentur angesiedelten Bereiche auf das Landratsamt zukommen.

Alle SGB-Bereiche und -Akten und einem Dach vereint

Bisher praktizierte das Landratsamt die übliche getrennte Aufgabenwahrnehmung und war deshalb mit dem Jobcenter im permanenten Aktenaustausch. Landkreis und Arbeitsagentur bearbeiteten die Leistung im Jobcenter gemeinsam, für die Regelleistung war die Arbeitsagentur zuständig, für die Kosten der Unterkunft der Landkreis. Mit der Wandlung zur Optionskommune sind seit Januar 2012 nun alle Bereiche des SGB unter dem Dach des Landratsamtes vereint. Undine Herlan ist davon überzeugt, dass dieser Schritt letztlich den Hartz IV-Empfängern zu gute kommen wird.

 

Vor diesem Hintergrund sollen sich die Vorteile des jetzt eingesetzten Dokumentenmanagementsystems vor allem im Zusammenspiel der verschiedenen Bereiche im neuen Kommunalen Jobcenter ergeben. Dies sind jetzt Leistung und Vermittlung als die beiden Hauptbereiche sowie Widerspruch/Klageverfahren und Nachrang als weitere Abteilungen im Sozialwesen, z.B. wenn der Bereich Widerspruch auf die Akte zugreifen kann.

Im Bereich Klageverfahren / Widerspruch werden Fälle verhandelt, in denen Kunden Wiederspruch gegen ihren Leistungsbescheid und in der weiteren Folge Klage beim Sozialgericht erheben. Die Mitarbeiter/innen dieser Abteilungen brauchen dafür Einblick in die Akte der Bedarfsgemeinschaft und können dies nun jederzeit elektronisch von ihrem Schreibtisch aus – ohne umständliche Aktenausleihe aus der Nachbarabteilung, Kopien oder das Führen von Neben- und Zweitakten. Gleiches gilt für den Bereich Nachrang, in dem der Landkreis den Bürger wiederum in die Pflicht nehmen kann, wenn dieser z.B. eine Immobilie hat oder Einkommen erzielt, auf welches die Kommune nun zugreifen kann.

Zentrale Verfügbarkeit macht Neben- oder Zweitakten überflüssig

Von allen Bereichen haben die Leistungssachbearbeiter/innen, Fallmanager/innen und sonstige Involvierte nun Zugriff auf die zentrale digitale Akte und müssen keine Nebenakten mehr führen oder Vorgänge liegen lassen, weil die Akte dazu gerade nicht vorrätig ist. Das DMS ergänzt die Fachanwendung auch dahingehend, als dass es dem Nutzer zusätzliche Übersichten über wichtige Kundendaten zur Verfügung stellt. Viele Informationen sind auch erst in den Dokumenten selbst ersichtlich und über 2Charta Sozial nun sehr schnell aufzufinden. Allein deshalb führen Beschäftigte im Sozialwesen nicht selten redundante, manuell geführte Listen über Bankverbindungen des Kunden, Forderungen gegen den Kunden, über Vermögen bzw. Sicherungshypotheken oder Einkünfte bzw. monatliche Lohnabrechnungen des Kunden. Allein solche manuellen Listen verursachen rund 3 – 6 % des Verwaltungsaufwandes im Sozialwesen und sind in einem DMS sehr viel effizienter darzustellen.

Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter im Kommunalen Jobcenter nun wie bisher in Comp.ASS. Er kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta-Sozial anlegen, ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird. Die Eingangspost wird dabei entweder in der Poststelle gescannt und über das 2Charta-Posteingangsmodul in einzelne Postkörbe verteilt. Oder der Beschäftigte scannt die Dokumente direkt an seinem Arbeitsplatz in die entsprechende Akte im Archiv. Auch Outlook-Mail-Dokumente und deren Anhänge können verarbeitet werden.

Die oberste Ebene der Aktenstruktur ergibt sich in der Regel aus der Bedarfsgemeinschaft, unterhalb dessen lassen sich verschiedene Teilakten anlegen, etwa für Unterhaltsverfahren, Gerichtverfahren oder Weiterbildungsmaßnahmen. Sie dienen dem Backoffice-Mitarbeiter aus der Leistungssachbearbeitung als Arbeitsgrundlage und stehen allen anderen zugriffsberechtigten Mitarbeitern als Informationsbasis bzw. Dokumentenpool zur Verfügung.

Die rd. 110 Mitarbeiter/innen des Jobcenters können die Akten der Arbeitssuchenden mit dem neuen DMS durchgehend digital bearbeiten. Grundinformationen für ihren Zuständigkeitsbereich über die jeweilige Bedarfsgemeinschaft recherchieren sie, natürlich unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, direkt in Comp.ASS, können per Knopfdruck komfortabel die elektronische Akte aufrufen und dort die vorhandenen Dokumente zur Bearbeitung nutzen. Die Indexdaten des DMS dienen der Identifikation der Akte und Nebenakten sowie dem effizienten und schnellen Auffinden von gesuchten Dokumenten. Da sich 2Charta-Sozial in Struktur und Aufbau flexibel an die Arbeitsabläufe und Mitarbeitergruppen der Sozialämter anpassen lässt, ist die Software besonders geeignet für große Behörden mit über 100 Beschäftigten, in denen die Arbeits- und Funktionsteilung ein prägnantes Merkmal ist.

Verwendetes Produkt

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