Dokumentenverwaltung im Arbeitsalltag

Gerade in den großen Unternehmen müssen die Mitarbeiter mit vielen Dokumenten arbeiten und in der Arbeitszeit auf diese zugreifen können. Aus diesem Grund machen sich die meisten Abteilungen auch Gedanken um die Verwaltung dieser Unterlagen und Programme. Sollten auch Sie in einem Unternehmen tätig sein bzw. viel am heimischen PC arbeiten, dann müssen Sie sich zwangsweise einmal mit diesem Thema auseinandersetzen. Die meisten Personen setzen hier nicht nur auf Ordner, sondern auch die Archivierung von Dateien kann hilfreich sein, wenn Sie etwas Ordnung schaffen möchten.

Schneller Zugriff auf mit einer Dokumentenverwaltung

Dokumente die Sie immer wieder nutzen müssen, sollten schnell für Sie zugreifbar sein. Mit nur einem Klick können Sie diese so öffnen und mit diesen arbeiten. Bei der Verwaltung setzen eine Vielzahl von Unternehmen auch auf spezielle Software und Server, auf welche alle Nutzer im Unternehmen zugreifen können. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es einzelne Abteilungen gibt und die Mitarbeiter wissen müssen, was Sie gerade tun und woran Sie arbeiten. Informationen über diese Programme (Dokumentenmanagent-Systeme oder kurz: DMS) finden in dieser Sonderausgabe von b2b core. Sie können hier auch direkt nach einer Software suchen, mit welcher Sie auch die Archivierung in die Hand nehmen können.

Warum Archivierungssoftware nutzen?

Fakt ist, dass Sie immer darauf achten müssen, dass Sie ihre Dokumente im besten Fall in passenden Ordnern ablegen und nicht einfach in irgendwo abspeichern. So werden Sie mit der Zeit sonst schnell den Überblick verlieren und auch ihre Produktivität leidet darunter. Die Verwaltung können Sie auch mit den anderen Nutzern vom PC absprechen und so gehen Sie sicher, dass auch andere ihren Regeln folgen werden. Bei der Archivierung geht es wiederum darum, dass Sie Unterlagen und Ordner ablegen können, mit welchen Sie in der Zukunft nicht mehr arbeiten müssen, die aber auch nicht einfach gelöscht werden können. Zusätzlichen Platz speichern Sie nicht nur mit den Programmen, sondern auch über Ordner und zip-Dateien, die schnell und einfach angelegt werden können und von großem Nutzen sind.

Nicht alles lässt sich mit einem DMS lösen

Auch wenn DMS Systeme im Arbeitsalltag eine große Hilfe sind, so kommt man doch um die kleinen Helferlein im Büro selten herum. Egal ob praktische Karteikarten, Post-It‘s am Monitor oder eine einfache Notiz auf dem Block. Die meisten elektronischen Lösungen in diesem Bereich haben Grenzen: Sie benötigen einen eingeschalteten PC oder Smartphone, neue Notizen sind unterwegs nur schwer zu erfassen und nicht zuletzt ist es natürlich auch eine Frage der persönlichen Präferenzen.

 


Veröffentlicht am: 25. April 2016
von: Lars Nielsen
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