Das Warenwirtschaftssystem optimieren

Einen erheblichen Wettbewerbsvorteil besitzen jene Unternehmen, die ihre internen Prozesse optimal durch eine passende Software begleiten. Besonders bemerkbar machen sich diese Effekte bei Warenwirtschaftssystemen. Während große Unternehmen und Konzerne hier meist auf individuelle, speziell angepasste Software-Lösungen setzen, haben kleine und mittelständige Unternehmen die Qual der Wahl auf dem Markt der branchenspezifischen und branchenneutralen Lösungen.

Im Wandel der Zeit

Dabei ist es keinesfalls so, dass ein bestimmtes Warenwirtschaftssystem genau die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens abdeckt. Vielmehr wandeln sich sowohl die Unternehmen selbst als auch die Warenwirtschaftssysteme und die technischen Möglichkeiten. Es kann daher sinnvoll sein, ein einmal ausgewähltes Warenwirtschaftssystem durch ein anderes im Laufe der Zeit zu ersetzen. Ein wichtiger Faktor, der zu einer solchen Überlegung führen kann, ist der Warendurchsatz. Auch die Art und Größe des Sortiments spielt dabei eine Rolle. Expandiert ein Unternehmen deutlich, ist es möglich, dass das derzeitige Warenwirtschaftssystem für die neue Warenmenge nicht ausgelegt ist. In einem solchen Fall ist das aktuelle Warenwirtschaftssystem ein Risikofaktor für die Expansion. Der Zeitpunkt einer solchen Expansion ist eine Zeit des Wandels und daher geeignet, um auch andere Änderungen wie die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems durchzusetzen. Aber auch Veränderungen im Management eines Unternehmens können zu Ansprüchen an ein Warenwirtschaftssystem führen, die durch ein einfaches Basissystem nicht zu erfüllen sind. Das trifft insbesondere auf ein zeitnahes und aussagekräftiges Reporting für das Management zu. Soll eine eng mit der Warenwirtschaft verknüpfte Strategie angestrebt werden, ist ein solches Reporting ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um ein effizientes und zielführendes Reporting zu etablieren, müssen gewisse Faktoren berücksichtigt werden, die auch zur Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems beitragen. Neben diesen Faktoren gibt es eine Reihe anderer Faktoren, die dafür sorgen, dass in Zukunft die Bedürfnisse des Unternehmens abgedeckt sind und der Workflow des Unternehmens optimal begleitet wird.

Die Umstellung – riskanter Vorgang

Eine Software-Umstellung im Unternehmen ist auch immer als ein Risiko einzustufen. Vor der Umstellung sind daher bei der Betrachtung der Vorteile eines neuen Warenwirtschaftssystems auch die Nachteile während der Umstellung zu betrachten. Eine wesentliche Aufgabenstellung liegt darin, die bestehenden und benötigten Informationen aus dem alten System in das neue System zu übertragen. Dass das händisch kaum zu lösen ist, versteht sich von selbst. Bei der Auswahl eines neues Systems ist also darauf zu achten, ob es Schnittstellendefinitionen zwischen den Systemen gibt, die eine automatisierte Übertragung erlauben und stark vereinfachen. Ein zweiter sehr wichtiger Punkt ist die intuitive Nutzbarkeit des Systems. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind an die Nutzung des alten Systems gewöhnt. Einigen Persönlichkeiten fällt es schwer, sich auf eine neue Arbeitsweise einzustellen. Insofern ist es ratsam, ein System mit den erweiterten, benötigten Funktionen auszuwählen, das jedoch in der Benutzung ähnlich dem alten Programm ist. Die Umstellung ist von der Auswahl der passenden Software bis zur finalen Einführung intensiv zu betreuen. Auch externe Workshops und Hilfestellungen sind dabei hilfreich.

Zukunftsicher bleiben

Wichtig für die Umstellung des Warenwirtschaftsunternehmens in einem KMU ist stets, dass das Unternehmen zukunftssicher ist und bleibt. Veraltete Systeme oder systembedingte Restriktionen können zu erheblichen Wettbewerbsnachteilen führen. Die Strapazen und Risiken einer Umstellung im richtigen Moment sind daher stets lohnend.


Veröffentlicht am: 19. Januar 2016
von: Lars Nielsen
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